5 razones por las que tus proyectos fallan. Aprende a evitarlas.

Aprende las 5 razones por las que tus planes o proyectos fracasan.

Todos hemos intentado iniciar un nuevo plan de trabajo o un nuevo proyecto y hemos fallado, no eres la única persona.

La verdad es que los proyectos de trabajo pueden ser complicados y mucho de ello tiene que ver con el desempeño deficiente de los proyectos, es crucial dominar el proceso de planificación del proyecto.
Tener un plan de trabajo claro para la gestión de proyectos te ahorra mucho tiempo y dinero al establecer tu proyecto para el éxito. Pero primero, es útil comprender dónde fallan la mayoría de los planes de trabajo de los proyectos y cómo garantizar que los tuyos sean exitosos.

1. Visión desalineada y falta de participación de los interesados.
La falta de objetivos claros representa el 37% del fracaso de un proyecto. Sin objetivos claros, encontrarás que los requisitos, las tareas y los plazos no tienen nada que los vincule.

Si el proyecto que estás liderando no tiene objetivos claros no avanzará el cuando encuentres un obstáculo, especialmente si ya te sientes pesimista antes de hacerlo.

Evita este problema definiendo claramente los objetivos y valores específicos que aporta tu proyecto. Si tienes un equipo, capacita a tu equipo proporcionándoles el alcance completo de la documentación para ayudarles a comprender cada paso del proyecto.

Los planes del proyecto ayudan a definir tu responsabilidad y la de tu equipo, los puntos de control, cómo se medirán, los objetivos finales y el valor que verán al finalizar. Debes asegurarte de que todos se adhieran a la visión y comprendan su compromiso desde el principio.

Una de las maneras más fáciles de asegurar un gran inicio de tu proyecto, es usando plantillas. Crea una plantilla con tareas, línea de tiempo, herramientas utilizadas, entregables necesarios, quién está asignado a cada tarea y plazos límite. Una vez que tenga esa plantilla, puedes duplicarla y simplemente ajustarla para tus próximos proyectos.

2. No hay un proceso de comunicación claro.
Los proyectos fallan cuando las personas involucradas se atascan en las minucias de las tareas y la comunicación desorganizada. Es importante que el plan de trabajo de tu proyecto incluya un proceso estándar para la comunicación, que establezca un ritmo de actualizaciones y un proceso para las solicitudes. La comunicación ineficiente y la colaboración son dos de las principales causas de estrés en el lugar de trabajo.

Evita este problema estableciendo dónde, cuándo y cómo debes comunicarte con tu equipo. Proporciona a tu equipo un software eficiente y fácil de usar para ayudarlos a comunicarse, elija una herramienta y un proceso que satisfagan todas sus necesidades de comunicación y mantenlo en todo el proyecto. Esto significa que tendrás que sentarse mientras creas el esquema del plan de tu proyecto y considerar todas las formas de comunicación que necesitarás a lo largo de todo el proyecto.

3. Objetivos y plazos poco realistas.
Cumplir con los plazos es uno de los mayores problemas que enfrentan las personas que están trabajando en un proyecto, empeora cuando debes esperar a alguien más para completar tus tareas o compartir información crítica.

La fecha límite general del proyecto no cambia solo porque una persona no cumplió con la fecha de vencimiento de su tarea. Cuando un proyecto se detiene de golpe, las personas se apresuran a señalar con el dedo, se sienten frustradas y comienzan a esforzarse por hacer un trabajo menos estelar para recuperar el tiempo perdido.

Evita éste problema creando un plan de trabajo de tu proyecto, planifica cómo las tareas dependen unas de otras para que los miembros del equipo sepan con quién necesitan colaborar y cuándo.

Una forma de planificar tu proyecto y evitar establecer expectativas poco realistas es mediante el uso de un diagrama de tiempo interactiva que te brinde una vista completa del progreso, el alcance del trabajo y las dependencias del proyecto.

4. Recursos mal asignados y miembros del equipo.
Quedarse sin dinero, tiempo y ancho de banda puede matar fácilmente un proyecto. Es importante tener en cuenta todos los recursos que necesitarás. Cuando se optimiza la carga de trabajo, aumenta la productividad. Pero cuando no lo es, puede llevar al agotamiento o la desconexión.

Evita éste problema equilibrando las cargas de trabajo de los empleados y trazando los recursos necesarios. Puedes evitar fácilmente estos problemas al planificar la asignación de recursos y mapear las cargas de trabajo desde el principio, ésto te ayudará a preservar otros recursos como el tiempo y el dinero.

5. Herramientas desconectadas y falta de flexibilidad para cursar correctamente.La tecnología debería hacer que nuestras vidas sean más fáciles, pero cuando el plan de trabajo de tu proyecto incluye múltiples herramientas y equipos que están acostumbrados a diferentes procesos, puedes fallar rápidamente.

Uno de los elementos más importantes de la gestión de proyectos es poder identificar y corregir el curso cuando surgen obstáculos. Si tus herramientas no están conectadas y la información que tu equipo necesita no está en un solo lugar, no podrás ver los posibles problemas que se avecinan.

Cuando las herramientas no están conectadas, los equipos pierden el tiempo tratando de obtener toda la información que necesitan. Esto no solo consume un tiempo valioso, sino que puede hacer que un proyecto pierda completamente el rumbo si las personas no obtienen la información actualizada.

Evita este problema al tener una herramienta centralizada que te ayude a mantener tus proyectos en marcha con las herramientas necesarias para tener éxito.